Przekształcenie spółki cywilnej w z o.o.
Przekształcenie spółki cywilnej w z o.o. – poradnik dla przedsiębiorców
Przekształcenie spółki cywilnej w z o.o. to jedna z najczęstszych zmian formy prawnej, z jakimi spotykamy się w naszej kancelarii adwokatów i radców prawnych w Lublinie. Przedsiębiorcy decydują się na nią, gdy potrzebują wyłączenia odpowiedzialności za zobowiązania, planują pozyskanie inwestora, ograniczają opodatkowanie lub po prostu chcą nadać swojej działalności bardziej profesjonalną strukturę. Sama procedura nie jest szczególnie skomplikowana. Jednak nasza praktyka pokazuje, że największe problemy pojawiają się tam, gdzie przedsiębiorca ich nie spodziewa czyli w sferze podatkowej i administracyjnej. Przekształcenie będzie się wiązało np. z przerejestrowaniem pojazdów służących działalności gospodarczej czy aktualizacji modułów fiskalnych!
Wynika to z jednej, kluczowej cechy spółki cywilnej czyli tego, że nie jest ona podmiotem prawa. To oznacza, że nie posiada własnego majątku, firmy w rozumieniu prawnym ani zdolności prawnej. W rezultacie przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga rozwiązania wielu dodatkowych problemów, z którymi nie mierzą się wspólnicy przekształcających się spółek handlowych. Dlatego samodzielne przeprowadzenie tego procesu, a nawet powierzenie go wyłącznie księgowemu, może prowadzić do poważnych i daleko idących konsekwencji.
W tym artykule wyjaśniamy, jak wygląda procedura, jakie pułapki na Ciebie czekają i dlaczego warto zaangażować doświadczonego prawnika.
Czym jest przekształcenie spółki cywilnej w z o.o.
Przekształcenie to zmiana formy prawnej prowadzonej działalności. Nie oznacza ono likwidacji jednej firmy i założenia nowej. Celem jest zachowanie tego samego przedsiębiorstwa, tych samych kontraktów, pracowników i relacji z kontrahentami, tylko w zmienionej strukturze prawnej.
Przepisy Kodeksu spółek handlowych regulują tę kwestię w art. 551 § 3, który stanowi:
Do przekształcenia spółki cywilnej w spółkę handlową, inną niż spółka jawna, stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące przekształcenia spółki jawnej w inną spółkę handlową.
Oznacza to, że przekształcenie spółki cywilnej w z o.o. nie jest uregulowane odrębnie. Stosuje się do niego przepisy o przekształceniu spółki jawnej, z uwzględnieniem specyfiki spółki cywilnej.
Zasada tożsamości i kontynuacji — to nie jest likwidacja!
Fundamentem przekształcenia jest zasada tożsamości podmiotowej. Zgodnie z art. 553 § 1 KSH:
Spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki spółki przekształcanej.
W praktyce oznacza to, że spółka z o.o. powstała w wyniku przekształcenia przejmuje wszystkie umowy, zobowiązania, prawa do nieruchomości, koncesje i zezwolenia, bez potrzeby podpisywania aneksów. Nie dochodzi do sukcesji, ponieważ mamy do czynienia cały czas z tym samym podmiotem. Zmienia się jedynie jego „szata prawna”. Jak trafnie ujmuje się to w nauce prawa – spółka pozostaje ta sama, ale nie taka sama. Co najważniejsze, zostaje ten sam NIP i REGON!
Dlatego przekształcenie nie wymaga zawierania żadnych aneksów do istniejących umów. Nie wymaga też zgody drugiej strony stosunku prawnego. W celach porządkowych można jednak zmienić oznaczenia stron w zawartych umowach.
Dlaczego spółka cywilna to szczególny przypadek
Przy przekształceniach spółek handlowych zasada tożsamości działa w pełni, jeden podmiot zmienia formę prawną, zachowując swój byt. Jednak w przypadku spółki cywilnej sytuacja jest inna.
Spółka cywilna nie jest podmiotem prawa. Nie posiada zdolności prawnej ani osobowości prawnej. Jest jedynie stosunkiem zobowiązaniowym między wspólnikami, uregulowanym w art. 860 i następnych Kodeksu cywilnego. Majątek „spółki cywilnej” to tak naprawdę majątek wspólny wspólników objęty współwłasnością łączną. Jak w małżeństwie!
W związku z tym przekształcenie spółki cywilnej w spółkę handlową oznacza w istocie „przeistoczenie” stosunku obligacyjnego w odrębny podmiot prawa. Obok dotychczasowych wspólników (osób fizycznych) powstaje nowy podmiot czyli spółka z o.o. Majątek objęty wspólnością łączną staje się majątkiem spółki przekształconej, bez potrzeby dokonywania dodatkowych czynności prawnych. Wymaga to jednak odpowiedniego zgłoszenia do rejestrów, ksiąg wieczystych i innych ewidencji.
Ta odrębność ma daleko idące konsekwencje praktyczne, szczególnie w sferze podatkowej i administracyjnej, o czym piszę w dalszej części artykułu.
Przekształcenie spółki cywilnej w z o.o. – krok po kroku
Procedurę przekształcenia reguluje art. 556 KSH, który wymaga kolejno
- sporządzenia planu przekształcenia z załącznikami
- podjęcia uchwały o przekształceniu
- powołania organów spółki przekształconej
- wpisu do rejestru.
W przypadku przekształcenia spółki cywilnej w z o.o. procedura podlega jednak uproszczeniom wynikającym z art. 572 KSH.
Przygotowanie planu przekształcenia
Na podstawie art. 572 KSH w przypadku przekształcenia spółki jawnej (a więc również odpowiednio spółki cywilnej), w której wszyscy wspólnicy prowadzili sprawy spółki, nie stosuje się przepisów art. 557–561 KSH. Oznacza to, że wspólnicy nie muszą sporządzać pełnego planu przekształcenia.
Nadal obowiązkowe jest jednak przygotowanie załączników, o których mowa w art. 558 § 2 KSH. Należą do nich przede wszystkim:
- projekt umowy spółki z o.o. (spółki przekształconej),
- sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia,
- wycena składników majątku (aktywów i pasywów) spółki przekształcanej.
W spółkach cywilnych, które prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów zamiast ksiąg rachunkowych, ustalenie wartości bilansowej majątku wymaga dodatkowej pracy. Wartość tę ustala się na podstawie podsumowania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, spisów z natury oraz innych ewidencji podatkowych (art. 10¹ KSH).
Uwaga: Jeżeli docelową formą przekształcenia byłaby spółka akcyjna (a nie sp. z o.o.), plan przekształcenia wymagałby dodatkowo zbadania przez biegłego rewidenta wyznaczonego przez sąd rejestrowy (art. 559 § 1 KSH). Przy przekształceniu w spółkę z o.o. taki obowiązek nie występuje. Jest to bardzo kosztowne!
Uchwała wspólników o przekształceniu spółki cywilnej w z o.o.
Kluczowym momentem procesu jest podjęcie uchwały o przekształceniu. Zgodnie z art. 571 KSH w przypadku przekształcenia spółki osobowej w spółkę kapitałową za przekształceniem powinni wypowiedzieć się wszyscy wspólnicy.
Oznacza to, że wymagana jest jednomyślność. Każdy wspólnik spółki cywilnej musi złożyć oświadczenie wyrażające wolę przekształcenia. Jeżeli choćby jeden wspólnik odmówi, przekształcenie nie dojdzie do skutku.
Uchwała musi być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza (art. 562 § 2 KSH). Zgodnie z art. 563 § 1 KSH uchwała o przekształceniu powinna zawierać co najmniej:
-
typ spółki, w jaki spółka zostaje przekształcona (sp. z o.o.),
-
wysokość kapitału zakładowego,
-
zakres praw przyznanych osobiście wspólnikom uczestniczącym w spółce przekształconej (jeśli takie są przewidziane),
-
nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej,
-
zgodę na plan przekształcenia oraz na brzmienie umowy spółki z o.o.
Co istotne, od nowelizacji obowiązującej od 1 marca 2020 r. podjęcie uchwały o przekształceniu zastępuje zawarcie umowy spółki przekształconej oraz powołanie jej organów (art. 563 § 2 KSH). Nie ma więc potrzeby odrębnego podpisywania umowy spółki z o.o., zastępuje ją uchwała.
Wpis do KRS i wykreślenie z CEIDG
Przekształcenie staje się skuteczne z chwilą wpisu spółki z o.o. do rejestru przedsiębiorców KRS (art. 552 KSH). Z tą chwilą spółka cywilna „staje się” spółką z ograniczoną odpowiedzialnością. Wniosek o wpis składają wszyscy członkowie zarządu spółki przekształconej (art. 569 § 1 KSH).
Nowa spółka otrzymuje nowy numer KRS, natomiast zachowuje dotychczasowy NIP (art. 12 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników) oraz REGON spółki cywilnej. To realizacja zasady kontynuacji.
Po wpisie spółki do KRS wspólnicy spółki cywilnej mają obowiązek złożyć wniosek o wykreślenie z CEIDG. Nie następuje to automatycznie, wspólnicy muszą dopilnować tego samodzielnie. Zaniedbanie tego obowiązku może prowadzić do problemów z organami podatkowymi i ZUS.
Wzór uchwały o przekształceniu
Poniżej przedstawiam uproszczony wzór uchwały o przekształceniu spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Każdorazowo wymaga on dostosowania do konkretnej sytuacji, w tym do treści umowy spółki cywilnej, struktury majątkowej i ustaleń między wspólnikami.
wspólników spółki cywilnej […] z dnia […]
w sprawie przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością
Działając na podstawie art. 551 § 2 i 3, art. 556 i nast., art. 571 oraz art. 572 ustawy z dnia 15 września 2000 r. — Kodeks spółek handlowych, wspólnicy spółki cywilnej prowadzonej pod firmą [nazwa] na podstawie umowy z dnia [data], postanawiają co następuje:
§ 1. Wspólnicy wyrażają zgodę na przekształcenie spółki cywilnej [nazwa] w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością pod firmą: [Nazwa] Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
§ 2. Kapitał zakładowy spółki przekształconej wynosi [kwota] zł i dzieli się na [liczba] udziałów o wartości nominalnej [kwota] zł każdy.
§ 3. Udziały w spółce przekształconej obejmują:
a) [Imię i Nazwisko] — [liczba] udziałów o łącznej wartości nominalnej [kwota] zł,
b) [Imię i Nazwisko] — [liczba] udziałów o łącznej wartości nominalnej [kwota] zł.
§ 4. Wspólnicy wyrażają zgodę na brzmienie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszej uchwały.
§ 5. Wspólnicy wyrażają zgodę na plan przekształcenia z dnia [data] wraz z załącznikami.
§ 6. Na członków zarządu spółki przekształconej powołuje się:
a) [Imię i Nazwisko] — Prezes Zarządu,
b) [Imię i Nazwisko] — Członek Zarządu.
§ 7. Uchwała wchodzi w życie z dniem wpisu spółki przekształconej do rejestru przedsiębiorców KRS.
Ważne: Powyższy wzór ma charakter poglądowy. Treść uchwały powinna uwzględniać indywidualną sytuację wspólników, w tym kwestie podziału udziałów, ewentualnych dopłat do kapitału zakładowego, praw osobistych wspólników oraz szczególnych postanowień umowy spółki cywilnej. Dlatego przed sporządzeniem uchwały warto skonsultować się z adwokatem, który przygotuje dokumentację przekształceniową dostosowaną do konkretnego przypadku.
Zagrożenia podatkowe i administracyjne przy przekształceniu spółki cywilnej
Jak wspomniałem, sama procedura dokumentacyjna przekształcenia nie jest szczególnie skomplikowana. Jednak to właśnie w sferze podatkowej i administracyjnej czyhają na przedsiębiorców największe pułapki. Wynikają one wprost z faktu, że spółka cywilna nie jest podmiotem prawa.
Brak podmiotowości prawnej spółki cywilnej a NIP, VAT i koncesje
Spółka cywilna ma odrębny numer NIP do celów VAT, ale jednocześnie podatnikami podatku dochodowego są poszczególni wspólnicy, każdy z nich rozlicza się indywidualnie. W momencie przekształcenia w sp. z o.o. powstaje nowy podatnik CIT. Wymaga to prawidłowego zamknięcia rozliczeń podatkowych wspólników jako osób fizycznych i otwarcia rozliczeń spółki kapitałowej.
Szczególną ostrożność należy zachować w zakresie podatku VAT. Spółka z o.o. kontynuuje NIP spółki cywilnej, jednak organy podatkowe mogą kwestionować prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur wystawionych jeszcze na dane spółki cywilnej, jeżeli przekształcenie nie zostało prawidłowo zgłoszone.
W przypadku koncesji, zezwoleń i licencji sytuacja wymaga odrębnej analizy. Zgodnie z art. 553 § 2 KSH spółka przekształcona pozostaje co do zasady podmiotem zezwoleń i koncesji przyznanych przed przekształceniem, chyba że ustawa lub decyzja stanowi inaczej. Jednak w odniesieniu do spółki cywilnej, która nie była podmiotem tych decyzji (decyzje były wydawane na wspólników), kwestia kontynuacji może wymagać uzyskania nowej decyzji administracyjnej lub co najmniej jej przeniesienia.
Nasi prawnicy niejednokrotnie spotykali się ze sprawami, w których przedsiębiorcy tracili uprawnienia administracyjne wyłącznie z powodu błędnie przeprowadzonego przekształcenia.
Księgi rachunkowe i rok obrotowy po przekształceniu
Zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości na dzień zmiany formy prawnej należy otworzyć księgi rachunkowe spółki przekształconej. Natomiast księgi dotychczasowej formy działalności (np. podatkową księgę przychodów i rozchodów) zamyka się na dzień poprzedzający przekształcenie.
Co istotne, spółki cywilne, które prowadziły PKPiR, muszą przejść na pełne księgi rachunkowe. Wymaga to przygotowania bilansu otwarcia i prawidłowego przeniesienia wszystkich pozycji majątkowych. Błędy na tym etapie mogą skutkować nieprawidłowościami w rozliczeniach podatkowych spółki przekształconej, wykrywanymi niekiedy dopiero podczas kontroli podatkowej, nawet kilka lat później.
Warto również pamiętać, że przekształcenie nie powoduje rozpoczęcia nowego roku obrotowego. Zasada tożsamości dotyczy również tej kwestii, wobec czego nie stosuje się przepisów pozwalających na wydłużenie pierwszego roku obrotowego.
Odpowiedzialność wspólników za zobowiązania sprzed przekształcenia
Zgodnie z art. 574 KSH:
Wspólnicy spółki przekształcanej odpowiadają na dotychczasowych zasadach solidarnie ze spółką przekształconą za zobowiązania spółki powstałe przed dniem przekształcenia przez okres trzech lat, licząc od tego dnia.
Oznacza to, że mimo przekształcenia w spółkę z o.o., dotychczasowi wspólnicy spółki cywilnej nadal odpowiadają całym swoim majątkiem osobistym za zobowiązania powstałe przed dniem przekształcenia. Odpowiedzialność ta trwa przez trzy lata od dnia wpisu przekształcenia do rejestru.
Jest to kwestia, o której wielu przedsiębiorców nie wie. Przekształcenie nie oznacza więc natychmiastowego „uwolnienia się” od osobistej odpowiedzialności za wcześniejsze długi.
Dlaczego samodzielne przekształcenie spółki cywilnej w z o.o. to ryzyko?
Procedura korporacyjna przekształcenia czyli przygotowanie dokumentów, uchwała w formie aktu notarialnego, wniosek do KRS jest stosunkowo przewidywalna. Jednak pełen obraz przekształcenia spółki cywilnej obejmuje dziesiątki kwestii, które wykraczają poza samą zmianę wpisu w rejestrze.
Trzeba jednocześnie prawidłowo zamknąć rozliczenia podatkowe wspólników jako osób fizycznych, otworzyć księgi rachunkowe nowego podmiotu, przeanalizować wpływ przekształcenia na posiadane koncesje i zezwolenia, zaktualizować dane w kasach fiskalnych, zgłosić zmiany do organów podatkowych, ZUS, banków i kontrahentów. Do tego dochodzą kwestie związane z Krajowym Systemem e-Faktur, w zależności od tego, czy zdarzenia gospodarcze miały miejsce przed czy po chwili wpisu przekształcenia do rejestru.
Każdy z tych elementów ma własne terminy, własne podstawy prawne i własne konsekwencje błędów. Pominięcie nawet jednego z nich może skutkować karami , utratą uprawnień lub problemami z organami podatkowymi.
Dlaczego pomoc księgowego to zdecydowanie za mało
Wielu przedsiębiorców powierza przekształcenie swojemu księgowemu. Jednak księgowy, choćby najbardziej doświadczony, odpowiada przede wszystkim za prawidłowość rozliczeń finansowych i podatkowych. Nie jest w stanie kompleksowo ocenić wpływu przekształcenia na sferę administracyjnoprawną, zwłaszcza koncesje, licencje, zezwolenia, umowy z NFZ, decyzje środowiskowe. Księgowemu trudno jest też samodzielnie prawidłowo przygotować dokumentację wymaganą przez sąd rejestrowy. Nie ma też ubezpieczenia, gdy przekształcenie spowoduje wady przekształcenia! Zwłaszcza, że jest to proces nieodwracalny. Nie można przekształcić spółki z o.o. znowu w spółkę cywilną.!
Jeśli potrzebujesz pomocy przy przekształceniu spółki cywilnej, nasi adwokaci w Lublinie przeanalizują Twoją sytuację i przeprowadzą cały proces — od przygotowania dokumentów, przez uchwałę notarialną, aż po wpis do KRS i aktualizację danych we wszystkich rejestrach.
Firma spółki po przekształceniu — obowiązek stosowania dodatku „dawniej”
Przekształcenie zawsze wpływa na zmianę firmy (nazwy) spółki, co najmniej w zakresie oznaczenia formy prawnej. Zgodnie z art. 554 KSH, jeżeli zmiana firmy przy przekształceniu nie polega jedynie na zmianie dodatku wskazującego formę prawną, spółka przekształcona ma obowiązek podawania obok nowej firmy, w nawiasie, dawnej firmy z dodaniem wyrazu „dawniej”, przez co najmniej rok od dnia przekształcenia.
W przypadku spółki cywilnej sytuacja jest jednak specyficzna. Spółka cywilna nie posiada firmy w rozumieniu prawnym, jej wspólnicy mogą się jedynie posługiwać nazwą wspólnie prowadzonej działalności. Wobec tego wyrażane są rozbieżne poglądy co do tego, czy art. 554 KSH w ogóle znajduje zastosowanie do przekształcenia spółki cywilnej.
Z praktycznego punktu widzenia zalecamy jednak stosowanie dodatku „dawniej”. Ułatwia to kontrahentom i instytucjom identyfikację podmiotu po przekształceniu. Obowiązek ten dotyczy zarówno czynności prawnych, jak i faktycznych, w tym działań marketingowych, korespondencji z sądami i organami administracji.
Warto wiedzieć, że dodatku „dawniej” nie wpisuje się do KRS. Jest to obowiązek stosowany w obrocie, a za jego naruszenie sąd rejestrowy może nałożyć grzywnę do 5 000 zł na podstawie art. 34 ustawy o KRS.
Skutki przekształcenia w prawie pracy i w procesie sądowym
Przy przekształceniu spółek handlowych zasada tożsamości powoduje, że nie dochodzi do przejścia zakładu pracy w rozumieniu art. 23¹ Kodeksu pracy. Pracownicy pozostają zatrudnieni na dotychczasowych warunkach, a pracodawca nie musi proponować nowych warunków pracy i płacy.
Jednak w przypadku przekształcenia spółki cywilnej sytuacja wymaga odrębnej analizy. Pracodawcami w spółce cywilnej są formalnie wspólnicy (osoby fizyczne) lub spółka cywilna jako „pracodawca” w rozumieniu art. 3 Kodeksu pracy. Po przekształceniu pracodawcą staje się spółka z o.o. Dlatego należy zadbać o prawidłowe powiadomienie pracowników i ewentualne dostosowanie dokumentacji kadrowej.
W sferze procesowej przekształcenie spółki cywilnej w spółkę handlową oznacza, że spółka przekształcona wstępuje z mocy prawa w stosunki procesowe wspólników. Jeżeli przed przekształceniem toczyło się postępowanie sądowe z udziałem wspólników, spółka z o.o. staje się stroną tego postępowania ze wszelkimi uprawnieniami strony, zachowaniem terminów i obowiązków dowodowych. Nie ma potrzeby zawieszania postępowania, proces powinien być kontynuowany, a zmiana dotyczy jedynie oznaczenia strony.
Natomiast w postępowaniu egzekucyjnym sytuacja jest inna. W odróżnieniu od przekształceń spółek handlowych, przy przekształceniu spółki cywilnej może być wymagane uzyskanie klauzuli wykonalności na spółkę przekształconą na podstawie art. 788 § 1 KPC.
Najczęściej zadawane pytania
Czy przekształcenie spółki cywilnej w z o.o. wymaga zgody wszystkich wspólników?
Tak. Zgodnie z art. 571 KSH za przekształceniem spółki osobowej w spółkę kapitałową powinni wypowiedzieć się wszyscy wspólnicy. Wymagana jest jednomyślność, brak zgody choćby jednego wspólnika uniemożliwia przekształcenie.
Czy spółka z o.o. po przekształceniu zachowuje NIP spółki cywilnej?
Tak. Spółka przekształcona kontynuuje NIP i REGON spółki cywilnej. Otrzymuje natomiast nowy numer KRS, wynika to z konstrukcji technicznej rejestru, a nie ze zmiany tożsamości podmiotu.
Ile trwa przekształcenie spółki cywilnej w z o.o. ?
Czas trwania zależy od stopnia skomplikowania sprawy. W przypadku dobrze przygotowanej dokumentacji cały proces, od rozpoczęcia prac nad planem do wpisu w KRS, zajmuje zwykle od 2 do 4 miesięcy. Czas rozpatrzenia wniosku przez sąd rejestrowy to dodatkowe 1–6 tygodni, w zależności od sądu rejestrowego.
Czy po przekształceniu trzeba podpisywać aneksy do umów z kontrahentami?
Nie. Zgodnie z zasadą kontynuacji (art. 553 § 1 KSH) spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki spółki przekształcanej. Aneksy nie są wymagane, choć w praktyce warto poinformować kontrahentów o zmianie formy prawnej i zaktualizować dane w umowach.
Czy wspólnicy spółki cywilnej dalej odpowiadają za długi po przekształceniu?
Tak, przez okres trzech lat od dnia przekształcenia. Wynika to z art. 574 KSH. Wspólnicy odpowiadają solidarnie ze spółką przekształconą za zobowiązania powstałe przed dniem przekształcenia.
